Algemeen beleid inzage gegevensverwerking


EX-IT Architectuur neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document legt 
EX-IT Architectuur uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. 
Ze vormt aldus het algemene beleid van EX-IT Architectuur op het vlak van gegevensverwerking.

De verantwoordelijke voor de verwerking is EX-IT Architectuur b.v.b.a., met zetel te 
9100 Sint-Niklaas, Stationsstraat 80/1 en met ondernemingsnummer BE 0667 924 380.

Luc Van Leuvenhage is binnen EX-IT Architectuur b.v.b.a. verantwoordelijk voor 
de gegevensbescherming. Hij is te bereiken via info@ex-it.be
Voor vragen die meer zijn dan een vraag omtrent inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, 
zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt EX-IT Architectuur gegevens?
EX-IT Architectuur verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons een beroep doet 
voor diensten of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten
vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de
projecten die wij met u sluiten.

Bent u leverancier, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van
de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”.

Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier, bij het opmaken van facturen en
andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze
activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten
omschrijven we als “communicatie” of “prospectie”.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt EX-IT Architectuur?
Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en gegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering
van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele
gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, de gegevens over uw gezinssamenstelling, uw
rijksregisternummer voor een aanvraag in de omgevingsvergunning en alle andere gegevens in dat
verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die
gegevens verkrijgen van andere partijen waar u mee samenwerkt.

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in, of plannen voor een toekomstig
project.

Financiële gegevens verwerken wij in het kader van de boekhouding.
Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public
relations.

Hoe verzamelt EX-IT Architectuur uw gegevens?
Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult.
Soms gebeurt dat via een opname van een vergaderingsgesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.  

Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze
onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers die we
bekomen van de leveranciers zelf.
Ook bij direct marketing komt het voor dat wij uw gegevens verkrijgen bij derden. Waar we uw
gegevens hebben gehaald delen wij u dan mee.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door EX-IT Architectuur?
In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij
met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de
grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de verwerking “boekhouding”.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct
marketing en communicatie/prospectie, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als
onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er
steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht
van verzet toe te kennen.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer,
leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations door de
dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten.
Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers
waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.

Behoudens verzet van uw kant kunnen ze ook worden gedeeld met de andere ondernemingen
(tijdelijke vereniging, ir. Stabiliteit, ir. Technieken… ) waar EX-IT Architectuur mee samenwerkt.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij
hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij
ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is
voldaan.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

Uw rechten
U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of
wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij Luc Van Leuvenhage (info@ex-it.be) met een bewijs
van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan
iemand die daar geen recht op heeft.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop EX-IT Architectuur uw gegevens verwerkt, kan u
steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel
(www.privacycommission.be).

Wijzigingen
EX-IT Architectuur behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen.
Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld. De volledige policy wordt eveneens
opgenomen op de website.